Priročniki Publikacije  

Dodaten izziv sta nam predstavljala informiranje potencialnih udeležencev foruma po celem svetu in komuniciranje z njimi, saj je bil od njih odvisen finančni uspeh celotne prireditve.

Ker smo bili s finančnimi sredstvi močno omejeni, smo tovrstno komuniciranje poleg neposrednega komuniciranja z nacionalnimi inženirskimi organizacijami, članicami WFEO, temeljili izključno na uporabi različnih orodij svetovnega spleta. Osnova celostnega informiranja je bila spletna stran WEF 2012, preko katere smo na enem mestu sporočali vse informacije udeležencem foruma. Spletna stran je bila moderno zasnovana, vanjo so bile integrirane aplikacije za spletne prijavo na forum, rezervacijo hotela in rezervacijo spremljevalnih aktivnosti. Na ta način smo vzporedno gradili digitalno bazo vseh udeležencev foruma, ki smo jo kasneje uporabili tudi za druge potrebe organizacije foruma. Spletna stran je bila v angleščini, za potrebe slovenskih inženirjev pa smo na spletni strani IZS vzpostavili posebno podstran z integrirano aplikacijo prijave in informacijami o forumu tudi v slovenščini.

Organizacija Svetovnega inženirskega foruma pa je pomenila še eno prelomnico za delo IZS. Stopili smo na pot socialnih omrežij in se najprej aktivno vključili v Facebook in LinkedIn, kasneje, tik pred začetkom foruma pa še v Twitter. Vsa ta orodja smo uporabili za grajenje velike svetovne inženirske skupnosti, ki smo ji vsakodnevno sporočali najnovejše informacije v zvezi s forumom, kakor tudi splošne informacije o slovenski inženirski stroki in njenih dosežkih ter osnovne informacije o Sloveniji. Facebook profil WEF 2012 smo postavili že zgodaj spomladi in s trdim delom prišli do 8.500 oseb, ki so vsakodnevno spremljale naš profil in ga širile tudi med svojimi prijatelji. Odzivi udeležencev foruma na tak način komuniciranja so bili zelo dobri in dobili smo številne pohvale za opravljeno večmesečno delo in aktualnost Facebook profila WEF 2012. Analize so pokazale, da je tudi ta način promocije pripomogel k boljšemu obisku foruma, predvsem iz držav tretjega sveta, kjer je uporaba socialnih omrežij v velikem vzponu. Ob tem ne moremo mimo dejstva, da bi bilo udeležencev iz Afrike še bistveno več, če ne bi imeli Afričani težav s pridobitvijo Schengenske vize, ki jo lahko dobijo le na enem in edinem slovenskem veleposlaništvu v Afriki, ki je v Kairu.

Omenjena orodja so bila samo del scenarija celotne spletne predstavitve, ki smo jo zaokrožili z interaktivnim forumom (i-WEF) – direktnim prenosom celotnega foruma na spletni televiziji, kar se je v vsej zgodovini organizacije inženirskih srečanj zgodilo prvič. S tem smo zakoličili novi standard organizacije letnih inženirskih srečanj in omogočili spremljanje foruma tudi tistim, ki se ga niso mogli udeležiti "v živo".